УСЛОВИЯ

1. Основная информация

Rent a Finn - это маркетинговая кампания (далее - «Кампания»), организованная Business Finland Oy - Visit Finland, п/я 358, Porkkalankatu 1, 00180, Хельсинки, Финляндия, идентификационный номер предприятия 0202317-7 (далее  «Visit Finland» или «Мы»).

Любой, кто подает заявку на участие в Кампании («Участники» или «Вы»), обязан соблюдать настоящие Условия.

2. Цель Кампании 

Целью Кампании является продвижение путешествий в Финляндию посредством выбора восьми индивидуальных гостей и двух запасных гостей («Гости»), которые будут размещены восемью выбранными хозяевами и двумя запасными хозяевами («Хозяева») в Финляндии летом 2019 года. Во время визита Гости будут размещены восемью индивидуальными хозяевами и запасными хозяевами, которые организуют для Гостей знакомство с финской природой.

3. Что мы ожидаем от Гостей

Выбранные Гости обязуются остановиться на две или три ночи в жилье, предоставленном  Хозяевами. Во время поездки Гости также обязуются участвовать в традиционных финских видах активного отдыха на природе, организуемых хозяевами. В частности, это может быть рыбалка, парусный спорт и катание на лодках, жизнь на острове, отдых в коттедже, пешие походы, сбор даров природы, приготовление еды на костре и/или посещение сауны, согласованные отдельно с выбранными Гостями.

Гости соглашаются с тем, что участие в Кампании может привлечь внимание СМИ и обязуются в разумной степени участвовать в освещении Кампании в СМИ, в частности, давать интервью информационным агентствам.

Кроме того, выбранные Гости должны

• владеть английским языком как минимум на среднем уровне и не стесняться разговаривать на английском языке;
• иметь достаточные возможности для участия в выбранных мероприятиях для Гостей и
• быть не моложе 20 лет.

4. Сроки проведения

Период подачи заявок начинается 18 марта и продолжается до 21 апреля 2019 года на сайте www.rentafinn.com.

Окончательный отбор Гостей состоится к концу мая 2019 года.

Период подачи заявок для Гостей с 18 марта 2019 года до 21 апреля 2019 года.

Поездки будут проводиться летом 2019 года (июнь-август). Конкретные даты будут согласованы отдельно.

5. Отбор Гостей и объявление результатов

Мы свяжемся с наиболее подходящими Гостями лично. Как только будет сделан окончательный выбор, мы подпишем отдельные соглашения с выбранными Гостями и (двумя) запасными Гостями.

6. Документация, связанная с Кампанией и рекламой

6.1 Заявка

В рамках вашей заявки Вам необходимо предоставить Visit Finland видео, которое содержит Ваши личные данные. Подавая заявку на участие в качестве Гостя, Вы соглашаетесь на использование ваших видео Visit Finland, нашими партнерами и любыми другими компаниями, которые участвуют в планировании и проведении Кампании («Партнеры»), в целях отбора наиболее подходящих Гостей.

6.2 Поездка

Поездка, включая мероприятия, организованные Хозяевами, будет зафиксирована Visit Finland посредством видеороликов, фотографий и письменных описаний («Документальные материалы»). Visit Finland будем использовать Документальные материалы в своих маркетинговых каналах, в частности, в социальных сетях, на сайте VisitFinland.com и rentafinn.com.

Выбранные Гости могут также предоставить собственные Документальные материалы о поездке, особенно о мероприятиях со своими Хозяевами, в своих аккаунтах в социальных сетях, на веб-сайтах и/или в других СМИ. Выбранные Гости предоставляют Visit Finland, ее Партнерам и Хозяевам неограниченные права на использование Документальных материалов на указанных выше маркетинговых каналах в течение пяти (5) лет.

7. Использование материалов третьих лиц

Если Вы включаете в какой-либо из материалов заявки (например, видео, фотографии и описания) или в Документальные материалы объекты прав какой-либо третьей стороны, Вы несете ответственность за получение за свой счет всех прав, лицензий, согласий и разрешений, необходимых нам для получения полностью оплаченного, бессрочного, безотзывного, всемирного и неограниченного права на использование материалов третьих лиц в связи с Кампанией и в соответствии с настоящими Условиями.

8. Расходы 

Visit Finland организует поездку Гостя к месту размещения у Гида и обратно и возмещает расходы на данную поездку. В поездку включены билеты в Финляндию и обратно, по возможности, на рейсах, обслуживаемых авиакомпанией Finnair  Гость организует проезд и оплачивает возможные транспортные расходы, необходимые для поездки в соответствующий  аэропорт. При необходимости, Visit Finland организует дополнительное размещение на 1-2 ночи с достаточным питанием и оплачивает все сопутствующие расходы. Детали, касающиеся проезда и размещения, согласуются отдельно между Гостем и Visit Finland. По окончании поездки к гиду, Гость может продолжить пребывание в Финляндии на разумный срок. Такое продолжение поездки должно быть заранее согласовано и осуществляется исключительно за счет Гостя.

Visit Finland оплачивает необходимые сборы за оформление визы, однако, выбранные Гости обязаны самостоятельно подать документы на визу в Финляндию.

Гости не получают никакой отдельной компенсации за участие в Кампании.

Гости несут ответственность за уплату всех налогов и иных платежей в связи с компенсацией. При этом, в предусмотренных законом случаях Visit Finland удержит из суммы компенсации налоги, подлежащие удержанию.

9. Независимость Участников и Гостей и соглашения с выбранными Хозяевами и Гостями

Мы подпишем отдельные соглашения с каждым выбранным Хозяином и Гостем, чтобы гарантировать, что поездка будет успешной для всех сторон.

Участники, Хозяева и Гости являются независимыми сторонами по отношению к Visit Finland. Никакие формы трудовых отношений не возникают между Visit Finland и участниками, Хозяевами или Гостями на основании данных отношений, настоящих Условий или отдельного соглашения.

10. Использование личных данных 

Любые персональные данные Участников будут обрабатываться исключительно в соответствии с действующим законодательством о защите данных. Более подробную информацию об обработке персональных данных в рамках данной Кампании можно найти в уведомлении о конфиденциальности здесь.

11. Убытки и страхование 

Выбранные Гости несут все риски в отношении любых убытков или несчастных случаев, которые могут возникнуть во время поездки, в том числе в ходе участия в мероприятиях, организуемых Хозяевами.

Гости обязаны обеспечить за свой счет достаточное страховое покрытие (например, страхование выезжающих за рубеж, страхование от несчастных случаев и/или медицинское страхование) в отношении себя и своего и багажа. Хозяева обязаны за свой счет обеспечить достаточное страховое покрытие (например, страхование поездок, страхование дома, страхование от несчастных случаев и/или медицинское страхование) только в отношении себя и своего здесь.

12. Отказ от принятия на себя обязательств 

Вы соглашаетесь с тем, что Visit Finland не принимает на себя никаких обязательств и не несет ответственности в отношении каких-либо убытков, претензий, налогов или обязательств, с которыми Гости могут столкнуться или в отношении которых могут нести ответственность в связи с участием в Кампании.

13. Возмещение убытков

Вы соглашаетесь защищать, возмещать убытки и гарантировать Visit Finland освобождение от ответственности в отношении всех без исключения претензий, обязательств, убытка, ущерба и/или расходов, включая, помимо прочего, гонорары и издержки адвокатов («Претензии»), возникающие в связи с и/или каким-либо образом связанные с Кампанией в той степени, в которой это запрашивается Visit Finland по своему усмотрению.

Вы освобождаете Visit Finland и всех Партнеров от ответственности в отношении убытков или ущерба, вызванных или предположительно вызванных участием в Кампании.

14. Поправки к этим условиям 

Visit Finland оставляет за собой право аннулировать или изменять данные условия без предварительного уведомления. Следовательно, данные условия должны соблюдаться в течение всего периода выбора Гостя и подписания отдельных соглашений со всеми выбранными Гостями.

15. Соблюдение настоящих условий, законов и правил

Visit Finland оставляет за собой право принимать окончательные решения в отношении Кампании, включая возможные компенсации и сборы.

Принимая участие в данной Кампании, Вы соглашаетесь соблюдать настоящие Условия, а также все решения, которые Visit Finland может впоследствии принять в отношении Кампании.

Участники и Гости гарантируют соблюдение всех законов, правил и положений в отношении заявок и Документальных материалов, а также организации поездки, мероприятий и размещения, а также гарантируют, что имеют все соответствующие сертификаты и разрешения, если таковые необходимы. Мы не приемлем разжигание ненависти, дискриминацию или насилие.

Privacy Statement

Drafted on 28 January 2019

1. Data controller

Business Finland Oy/Visit Finland (Business ID: 2725690-3)

Visiting address: Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finland

Switchboard: +358 (0)29 50 55000

2. Point of contact

Please e-mail: dataprotection@businessfinland.fi

3. Name of register

Register for Rent a Finn –Campaign

4. Purpose of personal data processing and basis for processing

Processing tasks may be outsourced to third party service providers in accordance with the data protection legislation and the boundaries imposed by same.

5. Data content of register

The following personal data may be processed in relation to in Rent a Finn Campaign:

• basic information of the participants such as name, date of birth, age, nationality, and communication language;
• contact information of the participants such as email address, phone number, address;
• information of the participants provided to Visit Finland such a video material attached to the application, references to portfolios, profiles and other sources on the Internet, language skills, other special skills, description of personal features, and information on participant’s activity and accommodation for his/her visitor(s) and any other information participants have provided to Visit Finland in its application, interviews and video presentations.
• information of the participants provided to Visit Finland during the visit such information of his/her family, friends, home, activities and other information provided by the participant during the visit that will be documented on videos, photographs and written descriptions by Visit Finland.
• information of the participants of events and possible information regarding the event, such as special diets.
• information regarding Visit Finland’s relationship with the participants and the contract such as past and current contracts, campaign profile formed based on the participant’s participation in the Rent a Finn -campaign, call recordings, correspondence with the participant and other contacts, cookies and data related to using them.

6. Personal data retention period

Information shall be erased periodically, at least every 3 years, provided that there is no longer any need to process the event information. Photos and videos provided to Visit Finland during the visit can be stored longer period.

The erasing shall take place by means of deleting the information in its entirety, by rendering the data passive so that the data are no longer processed and access to the data is restricted, by means of encrypting or overwriting.

7. Regular sources of information

Information shall be collected from the persons themselves.

For the purposes described in this privacy notice, personal data may also be collected and updated from publicly available sources and based on information received from authorities or other third parties within the limits of the applicable laws and regulations. Such updating of data is performed manually or by automated means.

8. Regular disclosures of information and recipient categories

Information may be disclosed within the framework of the Act on Innovaatiorahoituskeskus Business Finland and Business Finland Oy (1146/2017) to Innovaatiorahoituskeskus Business Finland.

Data may be disclosed to Business Finland’s co-operation partners for non-commercial purposes, for the purpose of arranging visits and events and for sending out various event/visit invitations.

9. Transfer of data outside of the EU or EEA

Personal data may be transferred outside of the European Union or the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same. If no decision regarding an adequate level of data protection has been issued in relation to the target country or if the transfer does constitute a transfer to the United States in accordance with the Privacy Shield system, the transfer shall occur by means of employing the standard clauses approved by the European Commission.

The data controller may transfer personal data outside of the EU and the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same to the employees working in the data controller’s own oversees network, to the data controller’s subsidiaries and subcontractors and to its service providers retained for data processing.

10. Principles for protecting the register

Manual material

Any material to be retained on paper is stored in locked facilities equipped with access control. The data controller’s personnel have undertaken confidentiality obligations.

Data to be processed electronically

Personnel access to the electronic data content of the register has been protected with personal user IDs and passwords. Utilisation of some of the data content of the register has been restricted to a limited group of users. The environment has been protected with appropriate firewalls and other technical safeguards.

The purpose of the above-mentioned measures is to secure the confidentiality, availability and integrity of the personal data to be stored in the register, as well as the implementation of data subjects’ rights.

11. Automated decision-making

The information in the register shall not be utilised for decision-making entailing legal effects for the person and that is based on automated data processing, such as profiling.

12. Data subject’s right to object to the processing of personal data

The data subject shall have the right, in connection with their personal specific circumstances, to object to profiling pertaining to themselves and to other processing measures directed by the data controller at the data subject’s personal data to the extent the data processing is based upon the data processor’s legitimate interests.

The data subject may present their claim regarding the objection in accordance with section 15 of this privacy policy. In conjunction with the claim, the data subject must specify the specific circumstances based on which they are objecting to the processing. The data controller may refuse to carry out the request pertaining to the objection on the grounds stipulated for under the legislation.

13. Data subject’s right to object to direct marketing

The data subject may issue the Data Controller consents or prohibitions pertaining to direct marketing on a channel-specific basis, including profiling taking place for direct marketing purposes.

14. Other data subject’s rights pertaining to the processing of personal data

Data subject’s right to obtain access to the information (Right of Access)

The data subject shall have the right to inspect which data concerning them has been stored in the register. The inspection request must be submitted in accordance with the instructions set forth in this privacy policy. The right of access may be denied upon grounds stipulated in the law. As a point of departure, exercising one’s right of access in an ordinary manner is free of charge.

Data subject’s right to require the rectification or erasure of data or restriction of processing

To the extent the data subject is able to act for themselves, the data subject shall, without any undue delay, after becoming aware of the error, or, having detected the error themselves, rectify, erase or supplement any piece of information found in the register being contrary to the purpose of the register, erroneous, unnecessary, deficient or outdated.

To the extent, the data subject is not able to rectify the information themselves, the correction request shall be submitted in accordance with section 15 of this privacy policy.

The data subject shall also have the right to require the data controller to restrict the processing of their personal data, for instance in circumstances where the data subject is awaiting the data controller’s response to their request regarding the correction or erasure of their personal data.

Data subject’s right to lodge a complaint with the supervisory authority

The data subject shall have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, if the data controller has not complied with the applicable data protection regulation in its operations.

15. Contacts

In all questions concerning the processing of personal data and situations related to the exercise of the data subject’s rights, the data subject should contact the data controller. The data subject may exercise their rights by contacting dataprotection@businessfinland.fi

16. Versions

This privacy statement is updated on January 28, 2019.

The data controller follows the developments in legislation and will develop its operations constantly, and consequently, retains the right to update this privacy statement.