応募規約

1.基本情報

Rent a Finnは、 Business Finland - Visit Finland, P.O.Box 358, Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finland, business ID 0202317-7（以下、「Visit Finland」または「主催者」といいます）が主催する マーケティングキャンペーン（以下「キャンペーン」といいます）です。

本キャンペーンに参加する個人（以下「応募者」といいます）は、このキャンペーンに応募することにより、本応募規約に同意するものとします。

2.キャンペーンの目的

本キャンペーンは、応募者の中から訪問者8名、補欠の訪問者2名（以下「訪問者」といいます）を選び、2019年の夏に8名のホストと補欠のホスト2名（以下「ホスト」といいます）と一緒に、フィンランドに滞在することを通じ、フィンランド旅行の普及を図るものです。フィンランド滞在中、訪問者は8名のホストと2名の補欠のホストと一緒に滞在し、フィンランドの自然を体験します。

3.訪問者に期待されること

選ばれた訪問者には、ホストが提供する宿泊場所に2～3泊していただきます。滞在中、訪問者には、ホストが計画したフィンランドの伝統的な自然の中でのアクティビティに参加していただきます。アクティビティは、釣り、セーリングやボート漕ぎ、島での生活、コテージ滞在、トレッキング、食物採集、キャンプファイヤで料理、サウナなどのうちから、個別に同意されたものになります。

フィンランド訪問の前であっても、訪問者には事前マーケティング活動に参加していただきます。内容については個別に合意するものとします。

訪問者は、キャンペーンに参加することで、メディアに注目されることもあり、キャンペーンに関するメディアの報道に適切な範囲で参加することを承諾するものとします。例：メディアのインタビューに応じる。

また、訪問者は以下の条件を満たす方とします。

• ある程度の英語力があり、英語で自己表現をすることに抵抗のないこと
• 指定されたアクティビティに参加できること
• 20歳以上であること

4.スケジュール

応募期間は2019年3月18日から4月21日まで、応募はwww.rentafinn.comからとなります。

訪問者の最終選考は、2019年5月末となります。

応募期間は2019年3月18日から4月14日までです。

フィンランド滞在の日程は、2019年の夏（6月～8月）の間で、個別に合意されます。

5.訪問者の選考と発表

選考の結果、選ばれた方には、個別にご連絡します。最終選考が終わり次第、各訪問者と2名の補欠の方と個別に合意書に署名するものとします。

6.キャンペーンに関する記録と広報

6.1 応募

応募書類の一部として、個人情報を含む動画を提出していただきます。応募者は、本キャンペーンにもっとも適した訪問者を選考するために、主催者およびそのパートナー、あるいはこのキャンペーンの企画・実行に関わる他社（以下、それらをまとめて「パートナー」といいます）が動画を使用することを許可するものとします。

6.2 滞在

ホストが提供するアクティビティを含む滞在は、動画、写真、書面による記述（以下まとめて「記録資料」といいます）によりVisit Finlandが記録するものとします。記録資料はソーシャルメディア（SNS)やVisitFinland.com、rentafinn.com. などのマーケティング・チャネルで使用します。

選ばれた訪問者は、とりわけホストと一緒に行うアクティビティについて、滞在中の独自の記録資料を、ソーシャルメディア（SNS)、ウェブサイト、その他のメディアに掲載することができます。選ばれた訪問者は、Visit Finland、そのパートナー、およびホストが、記録資料を上に述べたマーケティング・チャネルで制限なく使用することを許可します。

7.第三者の素材の使用

応募者が、第三者の（動画、写真、記述など）の素材を応募に使用したり、あらゆる記録資料を使用したりする際には、自費で、すべての権利、ライセンス、承諾、許可を取得し、主催者が、キャンペーンに関連して、この応募規約に準じて、それらの第三者の素材を、完全に支払い済みで、無期限、取消不能、世界的、かつ無制限に使用できるようにするものとします。

8.費用

Visit Finlandは、訪問者がホストとともに滞在する場所までの旅の手配をするとともに、その旅の費用を負担するものとします。この旅行には、可能な限り、フィンエアーのフィンランド往復航空券が含まれます。出発する空港までの交通費は、訪問者の負担となります。Visit Finlandは、必要があれば、適切な食事を含む1～2泊の宿泊を手配し、その他関連する費用を負担するものとします。旅行と宿泊の手配の詳細は、訪問者とVisit Finlandの間で個別に合意するものとします。訪問者は、ホストとの滞在が終了した後も、ご希望があれば、適切とみなされる期間フィンランドに滞在することができます。そのような滞在の延長に関しては、事前に同意するものとし、そのための費用はすべて訪問者が負担するものとします。

訪問者がキャンペーンに参加するに当たり、別途報酬はありません。

9.応募者と訪問者の独立性と選ばれたホストおよび訪問者との合意

すべての関係者が満足のいく滞在になるよう、Visit Finlandは、選ばれたホストおよび訪問者と個別に合意書に署名します。

応募者、ホスト、訪問者は、Visit Finlandとは関係のない独立した個人とします。主催者と応募者、ホスト、訪問者の間には、その関係において、また本応募規約、あるいは他の合意書において、いかなる雇用関係も発生しません。

10.個人情報の取り扱いについて

応募者の個人情報は、適用される情報保護法に基づいて取り扱うものとします。  このキャンペーンにおける個人情報の取り扱いに関する詳細は、こちらのプライバシーに関する方針でお読みいただけます。

11.損害と保険

ホストが計画したアクティビティ中も含み、滞在中に発生した損害や事故に関しては、訪問者の自己責任とします。

訪問者は、自費で、自分自身および携行品に関する十分な保険（旅行、事故及び健康に関する保険など）に加入するものとします。ホストは、自費で、自分自身および携行品に関する十分な保険（旅行、建物、事故及び健康に関する保険など）に加入するものとします。

12.法的責任の免除

訪問者の本キャンペーンへの応募および参加に際し生じた（もしくは生じたとされる）法的責任、傷害もしくは損害、損害賠償、税金、義務について、Visit Finlandは、その責任を一切負いません。

13.免責事項

応募者は、Visit Finlandから要請を受けた範囲内で、本キャンペーンから、あるいは本キャンペーンに関連して生じた損害賠償、法的責任、損害、損失、弁護士費用を含むがそれに限定されない費用に関して、自己の裁量で、Visit Finlandを弁護、保護、免責とすることに同意するものとする。

本キャンペーンへの応募、または、参加に際し生じた（もしくは生じたとされる）傷害もしくは損害について、本キャンペーンの主催者およびパートナーは、その責任を一切負いません。

14.応募規約の変更

主催者は、通知することなく、当規約を変更する権利を有します。この応募規約は、訪問者選考過程ならびに選ばれたすべての訪問者と個別の契約書が署名されるまで有効です。

15. 応募規約、法律、規制の遵守

主催者は、補償等の可能性を含め、キャンペーンに関し、すべての最終決定をする権利を有します。

応募者は、本キャンペーンに応募することにより、本応募規約および今後のキャンペーンに関連して主催者が決定するすべての事項に関して同意するものとします。

応募者と訪問者は、応募、記録資料、訪問の計画、アクティビティ、宿泊に関して、すべての法律、規則、規制を遵守し、必要があれば関連する証明書および許可証を所有していることを確実にするものとします。Visit Finlandは、いかなる憎悪発言、差別、暴力も容認しません。

Privacy Statement

Drafted on 28 January 2019

1. Data controller

Business Finland Oy/Visit Finland (Business ID: 2725690-3)

Visiting address: Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finland

Switchboard: +358 (0)29 50 55000

2. Point of contact

Please e-mail: dataprotection@businessfinland.fi

3. Name of register

Register for Rent a Finn –Campaign

4. Purpose of personal data processing and basis for processing

Processing tasks may be outsourced to third party service providers in accordance with the data protection legislation and the boundaries imposed by same.

5. Data content of register

The following personal data may be processed in relation to in Rent a Finn Campaign:

• basic information of the participants such as name, date of birth, age, nationality, and communication language;
• contact information of the participants such as email address, phone number, address;
• information of the participants provided to Visit Finland such a video material attached to the application, references to portfolios, profiles and other sources on the Internet, language skills, other special skills, description of personal features, and information on participant’s activity and accommodation for his/her visitor(s) and any other information participants have provided to Visit Finland in its application, interviews and video presentations.
• information of the participants provided to Visit Finland during the visit such information of his/her family, friends, home, activities and other information provided by the participant during the visit that will be documented on videos, photographs and written descriptions by Visit Finland.
• information of the participants of events and possible information regarding the event, such as special diets.
• information regarding Visit Finland’s relationship with the participants and the contract such as past and current contracts, campaign profile formed based on the participant’s participation in the Rent a Finn -campaign, call recordings, correspondence with the participant and other contacts, cookies and data related to using them.

6. Personal data retention period

Information shall be erased periodically, at least every 3 years, provided that there is no longer any need to process the event information. Photos and videos provided to Visit Finland during the visit can be stored longer period.

The erasing shall take place by means of deleting the information in its entirety, by rendering the data passive so that the data are no longer processed and access to the data is restricted, by means of encrypting or overwriting.

7. Regular sources of information

Information shall be collected from the persons themselves.

For the purposes described in this privacy notice, personal data may also be collected and updated from publicly available sources and based on information received from authorities or other third parties within the limits of the applicable laws and regulations. Such updating of data is performed manually or by automated means.

8. Regular disclosures of information and recipient categories

Information may be disclosed within the framework of the Act on Innovaatiorahoituskeskus Business Finland and Business Finland Oy (1146/2017) to Innovaatiorahoituskeskus Business Finland.

Data may be disclosed to Business Finland’s co-operation partners for non-commercial purposes, for the purpose of arranging visits and events and for sending out various event/visit invitations.

9. Transfer of data outside of the EU or EEA

Personal data may be transferred outside of the European Union or the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same. If no decision regarding an adequate level of data protection has been issued in relation to the target country or if the transfer does constitute a transfer to the United States in accordance with the Privacy Shield system, the transfer shall occur by means of employing the standard clauses approved by the European Commission.

The data controller may transfer personal data outside of the EU and the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same to the employees working in the data controller’s own oversees network, to the data controller’s subsidiaries and subcontractors and to its service providers retained for data processing.

10. Principles for protecting the register

Manual material

Any material to be retained on paper is stored in locked facilities equipped with access control. The data controller’s personnel have undertaken confidentiality obligations.

Data to be processed electronically

Personnel access to the electronic data content of the register has been protected with personal user IDs and passwords. Utilisation of some of the data content of the register has been restricted to a limited group of users. The environment has been protected with appropriate firewalls and other technical safeguards.

The purpose of the above-mentioned measures is to secure the confidentiality, availability and integrity of the personal data to be stored in the register, as well as the implementation of data subjects’ rights.

11. Automated decision-making

The information in the register shall not be utilised for decision-making entailing legal effects for the person and that is based on automated data processing, such as profiling.

12. Data subject’s right to object to the processing of personal data

The data subject shall have the right, in connection with their personal specific circumstances, to object to profiling pertaining to themselves and to other processing measures directed by the data controller at the data subject’s personal data to the extent the data processing is based upon the data processor’s legitimate interests.

The data subject may present their claim regarding the objection in accordance with section 15 of this privacy policy. In conjunction with the claim, the data subject must specify the specific circumstances based on which they are objecting to the processing. The data controller may refuse to carry out the request pertaining to the objection on the grounds stipulated for under the legislation.

13. Data subject’s right to object to direct marketing

The data subject may issue the Data Controller consents or prohibitions pertaining to direct marketing on a channel-specific basis, including profiling taking place for direct marketing purposes.

14. Other data subject’s rights pertaining to the processing of personal data

Data subject’s right to obtain access to the information (Right of Access)

The data subject shall have the right to inspect which data concerning them has been stored in the register. The inspection request must be submitted in accordance with the instructions set forth in this privacy policy. The right of access may be denied upon grounds stipulated in the law. As a point of departure, exercising one’s right of access in an ordinary manner is free of charge.

Data subject’s right to require the rectification or erasure of data or restriction of processing

To the extent the data subject is able to act for themselves, the data subject shall, without any undue delay, after becoming aware of the error, or, having detected the error themselves, rectify, erase or supplement any piece of information found in the register being contrary to the purpose of the register, erroneous, unnecessary, deficient or outdated.

To the extent, the data subject is not able to rectify the information themselves, the correction request shall be submitted in accordance with section 15 of this privacy policy.

The data subject shall also have the right to require the data controller to restrict the processing of their personal data, for instance in circumstances where the data subject is awaiting the data controller’s response to their request regarding the correction or erasure of their personal data.

Data subject’s right to lodge a complaint with the supervisory authority

The data subject shall have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, if the data controller has not complied with the applicable data protection regulation in its operations.

15. Contacts

In all questions concerning the processing of personal data and situations related to the exercise of the data subject’s rights, the data subject should contact the data controller. The data subject may exercise their rights by contacting dataprotection@businessfinland.fi

16. Versions

This privacy statement is updated on January 28, 2019.

The data controller follows the developments in legislation and will develop its operations constantly, and consequently, retains the right to update this privacy statement.