TERMINI E CONDIZIONI DI UTILIZZO

1. Informazioni generali
Rent a Finn è una campagna di marketing (di seguito "Campagna") organizzata da Business Finland Oy - Visit Finland, P.O. Box 358, Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finlandia, partita IVA FI-02023177 (di seguito "Visit Finland" o "noi“).
Chiunque presenti domanda di partecipazione alla campagna (di seguito "Partecipanti" o "tu") deve rispettare questi termini e condizioni.

2. Scopo della campagna
Scopo della campagna è promuovere il turismo in Finlandia selezionando otto singoli visitatori e due sostituti (di seguito "Visitatori") che saranno accolti in Finlandia da otto soggetti ospitanti e due sostituti (di seguito "Host"), anch'essi selezionati da Visit Finland, durante l'estate 2019. Durante il viaggio i Visitatori saranno ospitati da otto singoli Host o loro sostituti che offriranno ai Visitatori esperienze naturalistiche in Finlandia.

3. Cosa ci aspettiamo dai Visitatori
I Visitatori selezionati si impegnano a trascorrere due o tre notti negli alloggi forniti dagli Host. Durante il viaggio i Visitatori si impegnano anche a partecipare a tradizionali attività naturalistiche finlandesi organizzate dagli Host, tra cui pesca, esperienze in barca e canoa, esperienze di vita sulle isole e in cottage di campagna, trekking, raccolta di frutti di bosco e funghi, preparazione di cibo al fuoco da campo e/o sauna, così come separatamente concordato con i Visitatori selezionati.
Prima del viaggio, i Visitatori selezionati si impegnano a partecipare alle attività di pre-marketing della Campagna come separatamente concordato.
Prendendo parte alla campagna i Visitatori comprendono il possibile interessamento dei media alla Campagna e accettano di partecipare, in misura ragionevole, ad un'eventuale copertura stampa della Campagna stessa in forma, ad esempio, di interviste.

I Visitatori selezionati devono inoltre
• avere almeno una conoscenza di base dell’inglese e sentirsi a proprio agio a esprimersi in inglese
• avere capacità sufficienti per partecipare alle attività selezionate e
• avere almeno 20 anni.

4. Tempi
Il periodo di presentazione della domanda di partecipazione inizia il 18 marzo e termina il 21 aprile 2019 sul sito www.rentafinn.com.
La selezione finale dei Visitatori avrà luogo entro la fine di maggio 2019.
Il periodo di presentazione della domanda di partecipazione da parte dei Visitatori è dal 18 marzo 2019 al 21 aprile 2019.
I viaggi saranno effettuati durante l'estate 2019 (giugno-agosto) come separatamente concordato.

5. Selezione e pubblicazione dei Visitatori
Contatteremo personalmente i Visitatori più idonei. Una volta stata effettuata la selezione finale, firmeremo accordi separati con i Visitatori selezionati e i (due) Visitatori sostituti.

6. Documentazione relativa alla Campagna e alla pubblicità

6.1 Domanda di partecipazione
Nella domanda di partecipazione Visit Finland ti richiederà di registrare un video che include tue informazioni personali. Nel presentare la domanda di partecipazione in qualità di Visitatore, concedi l'utilizzo dei tuoi video a Visit Finland, ai nostri partner e a qualsiasi altra società coinvolta nella pianificazione e nell'esecuzione della Campagna (nel complesso “i Partner”), al fine di selezionare i Visitatori più idonei alla Campagna.

6.2 Visita
La visita, incluse le attività offerte dall'Host, sarà documentata con video, fotografie e descrizioni scritte (nel suo complesso "Materiale di Documentazione”) da parte di Visit Finland. Useremo il Materiale di Documentazione nei nostri canali di marketing, tra cui i social media e i siti internet VisitFinland.com e rentafinn.com.
I Visitatori selezionati possono anche utilizzare Materiale di Documentazione personale della propria visita, in particolare delle attività con gli Host, sui propri canali di social media, siti internet e/o altri media. I Visitatori selezionati riconoscono a Visit Finland, ai suoi Partner e agli Host il diritto illimitato di utilizzare il Materiale di Documentazione nei canali di marketing sopra elencati per il periodo di cinque (5) anni.

7. Utilizzo di materiale di terzi
Nel caso tu decida di incorporare nella domanda di partecipazione qualsiasi tipo di materiale applicativo (ad es. video, foto e descrizioni) o Materiale di Documentazione di terzi, ti assumi al contempo la responsabilità di ottenere, a tue spese, tutti i diritti, licenze, consensi e autorizzazioni necessarie per concedere a Visit Finland il diritto integralmente corrisposto, perpetuo, irrevocabile, mondiale e illimitato di utilizzare tale materiale nell’ambito della Campagna e in accordo con i presenti termini e condizioni.

8. Spese
Visit Finland si farà carico delle spese di viaggio andata-ritorno del Visitatore fino al luogo in cui verrà ospitato. Il viaggio include biglietti andata-ritorno per la Finlandia su voli operati da Finnair qualora possibile. Restano a carico del Visitatore le spese di viaggio per raggiungere l’aeroporto di partenza previsto. Se necessario, Visit Finland organizzerà un'eventuale pernottamento aggiuntivo di 1-2 notti, pasti inclusi, facendosi carico dei relativi oneri. I dettagli relativi alle modalità di viaggio e di alloggio saranno concordati separatamente da Visit Finland con il Visitatore. Il Visitatore è libero di continuare il soggiorno in Finlandia per un tempo ragionevole al termine della visita presso l'Host. Tale estensione del soggiorno dovrà essere preventivamente concordata e sarà interamente a spese del Visitatore.
Visit Finland si farà anche carico degli eventuali costi relativi al visto d’ingresso: la domanda per il visto dovrà comunque essere presentata autonomamente dal Visitatore.
I Visitatori non riceveranno nessun’altra forma separata di compenso per la partecipazione alla Campagna.
I Visitatori sono responsabili di tutte le eventuali tasse e pagamenti relativi al compenso ricevuto e altre spese. Tuttavia, tasse e altre ritenute previste dalla legge finlandese saranno dedotte dal compenso da parte di Visit Finland, qualora applicabile.

9. Indipendenza dei Partecipanti e dei Visitatori e accordi con gli Host e i Visitatori selezionati
Firmeremo accordi separati con ciascuno degli Host e dei Visitatori selezionati al fine di garantire un esito positivo della visita da parte di tutti.
I Partecipanti, gli Host e i Visitatori sono soggetti indipendenti da Visit Finland. Non sussisterà nessuna forma di rapporto lavorativo tra Visit Finland e Partecipanti, Host e Visitatori basato sul rapporto di collaborazione, sui presenti Termini e Condizioni né su altri accordi separati.

10. Uso dei dati personali
Tutti i dati personali dei Partecipanti verranno utilizzati solo in conformità con la legislazione applicabile relativa alla protezione dei dati personali. Maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali in questa Campagna sono disponibili nell'informativa sulla privacy qui.

11. Danni e assicurazione
I Visitatori selezionati si assumono il pieno rischio di eventuali danni o incidenti in cui potrebbero incorrere durante la visita, anche durante la partecipazione alle attività organizzate dagli Host.

I Visitatori sono tenuti a stipulare a proprie spese un'adeguata una copertura assicurativa (ad es. assicurazione di viaggio, sugli incidenti e/o sulla salute) per sé e i beni di viaggio. Gli Host sono tenuti a garantire a proprie spese un'adeguata una copertura assicurativa sufficiente (ad es. assicurazione di viaggio, per incidenti e/o sulla salute) per sé e per i beni personali di viaggio.

12. Nessuna assunzione di responsabilità
Accetti il fatto che Visit Finland non si assume e non è in alcun modo soggetta a responsabilità in caso di danni, reclami, tasse o obblighi in cui il Visitatore possa incorrere o di cui possa essere responsabile per partecipare alla Campagna.

13. Indennizzo
Accetti di difendere, ricompensare e mantenere Visit Finland indenne da e contro qualsiasi domanda d’indennizzo, responsabilità, danno, perdita e/o spesa, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, spese legali e di contenzioso (collettivamente "Reclami") derivanti da e/o in qualsiasi modo collegabili alla Campagna nella misura definita da Visit Finland a sua esclusiva discrezione.

Esenti Visit Finland e tutti i Partner da qualsiasi responsabilità in merito a lesioni o danni causati o presunti che si possano verificare prendendo parte alla Campagna.

14. Modifiche a questi termini e condizioni
Ci riserviamo il diritto di cancellare o modificare questi termini e condizioni senza preavviso. Questi termini e condizioni devono essere pertanto monitorati durante tutto il periodo di selezione dei Visitatori fino alla firma degli accordi separati con tutti i Visitatori selezionati.

15. Conformità con i presenti termini e condizioni, con leggi e regolamenti
Ci riserviamo il diritto di prendere le decisioni finali relative alla Campagna, compresi eventuali compensi e spese.

Partecipando a questa Campagna, accetti di osservare i presenti termini e condizioni e tutte le decisioni successivamente prese da Visit Finland in relazione alla presente Campagna.

Partecipanti e Visitatori assicurano di impegnarsi a rispettare tutte le leggi, le norme e i regolamenti riguardanti la loro domanda di partecipazione, il Materiale di Documentazione e l’organizzazione delle visite, delle attività e degli alloggi, e affermano inoltre di possedere tutti i certificati e permessi eventualmente richiesti. Non accettiamo alcuna forma di incitamento all'odio, discriminazione o violenza.

Privacy Statement

Drafted on 28 January 2019

1. Data controller

Business Finland Oy/Visit Finland (Business ID: 2725690-3)

Visiting address: Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finland

Switchboard: +358 (0)29 50 55000

2. Point of contact

Please e-mail: dataprotection@businessfinland.fi

3. Name of register

Register for Rent a Finn –Campaign

4. Purpose of personal data processing and basis for processing

Processing tasks may be outsourced to third party service providers in accordance with the data protection legislation and the boundaries imposed by same.

5. Data content of register

The following personal data may be processed in relation to in Rent a Finn Campaign:

• basic information of the participants such as name, date of birth, age, nationality, and communication language;
• contact information of the participants such as email address, phone number, address;
• information of the participants provided to Visit Finland such a video material attached to the application, references to portfolios, profiles and other sources on the Internet, language skills, other special skills, description of personal features, and information on participant’s activity and accommodation for his/her visitor(s) and any other information participants have provided to Visit Finland in its application, interviews and video presentations.
• information of the participants provided to Visit Finland during the visit such information of his/her family, friends, home, activities and other information provided by the participant during the visit that will be documented on videos, photographs and written descriptions by Visit Finland.
• information of the participants of events and possible information regarding the event, such as special diets.
• information regarding Visit Finland’s relationship with the participants and the contract such as past and current contracts, campaign profile formed based on the participant’s participation in the Rent a Finn -campaign, call recordings, correspondence with the participant and other contacts, cookies and data related to using them.

6. Personal data retention period

Information shall be erased periodically, at least every 3 years, provided that there is no longer any need to process the event information. Photos and videos provided to Visit Finland during the visit can be stored longer period.

The erasing shall take place by means of deleting the information in its entirety, by rendering the data passive so that the data are no longer processed and access to the data is restricted, by means of encrypting or overwriting.

7. Regular sources of information

Information shall be collected from the persons themselves.

For the purposes described in this privacy notice, personal data may also be collected and updated from publicly available sources and based on information received from authorities or other third parties within the limits of the applicable laws and regulations. Such updating of data is performed manually or by automated means.

8. Regular disclosures of information and recipient categories

Information may be disclosed within the framework of the Act on Innovaatiorahoituskeskus Business Finland and Business Finland Oy (1146/2017) to Innovaatiorahoituskeskus Business Finland.

Data may be disclosed to Business Finland’s co-operation partners for non-commercial purposes, for the purpose of arranging visits and events and for sending out various event/visit invitations.

9. Transfer of data outside of the EU or EEA

Personal data may be transferred outside of the European Union or the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same. If no decision regarding an adequate level of data protection has been issued in relation to the target country or if the transfer does constitute a transfer to the United States in accordance with the Privacy Shield system, the transfer shall occur by means of employing the standard clauses approved by the European Commission.

The data controller may transfer personal data outside of the EU and the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same to the employees working in the data controller’s own oversees network, to the data controller’s subsidiaries and subcontractors and to its service providers retained for data processing.

10. Principles for protecting the register

Manual material

Any material to be retained on paper is stored in locked facilities equipped with access control. The data controller’s personnel have undertaken confidentiality obligations.

Data to be processed electronically

Personnel access to the electronic data content of the register has been protected with personal user IDs and passwords. Utilisation of some of the data content of the register has been restricted to a limited group of users. The environment has been protected with appropriate firewalls and other technical safeguards.

The purpose of the above-mentioned measures is to secure the confidentiality, availability and integrity of the personal data to be stored in the register, as well as the implementation of data subjects’ rights.

11. Automated decision-making

The information in the register shall not be utilised for decision-making entailing legal effects for the person and that is based on automated data processing, such as profiling.

12. Data subject’s right to object to the processing of personal data

The data subject shall have the right, in connection with their personal specific circumstances, to object to profiling pertaining to themselves and to other processing measures directed by the data controller at the data subject’s personal data to the extent the data processing is based upon the data processor’s legitimate interests.

The data subject may present their claim regarding the objection in accordance with section 15 of this privacy policy. In conjunction with the claim, the data subject must specify the specific circumstances based on which they are objecting to the processing. The data controller may refuse to carry out the request pertaining to the objection on the grounds stipulated for under the legislation.

13. Data subject’s right to object to direct marketing

The data subject may issue the Data Controller consents or prohibitions pertaining to direct marketing on a channel-specific basis, including profiling taking place for direct marketing purposes.

14. Other data subject’s rights pertaining to the processing of personal data

Data subject’s right to obtain access to the information (Right of Access)

The data subject shall have the right to inspect which data concerning them has been stored in the register. The inspection request must be submitted in accordance with the instructions set forth in this privacy policy. The right of access may be denied upon grounds stipulated in the law. As a point of departure, exercising one’s right of access in an ordinary manner is free of charge.

Data subject’s right to require the rectification or erasure of data or restriction of processing

To the extent the data subject is able to act for themselves, the data subject shall, without any undue delay, after becoming aware of the error, or, having detected the error themselves, rectify, erase or supplement any piece of information found in the register being contrary to the purpose of the register, erroneous, unnecessary, deficient or outdated.

To the extent, the data subject is not able to rectify the information themselves, the correction request shall be submitted in accordance with section 15 of this privacy policy.

The data subject shall also have the right to require the data controller to restrict the processing of their personal data, for instance in circumstances where the data subject is awaiting the data controller’s response to their request regarding the correction or erasure of their personal data.

Data subject’s right to lodge a complaint with the supervisory authority

The data subject shall have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, if the data controller has not complied with the applicable data protection regulation in its operations.

15. Contacts

In all questions concerning the processing of personal data and situations related to the exercise of the data subject’s rights, the data subject should contact the data controller. The data subject may exercise their rights by contacting dataprotection@businessfinland.fi

16. Versions

This privacy statement is updated on January 28, 2019.

The data controller follows the developments in legislation and will develop its operations constantly, and consequently, retains the right to update this privacy statement.