CONDITIONS GENERALES

1. Renseignements de base
Rent a Finn est une campagne marketing (ci-après dénommée "Campagne") organisée par Business Finland Oy - Visit Finland, P.O. Box 358, Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finlande, numéro d'identification de l'entreprise 0202317-7 (ci-après dénommée "Visit Finland" ou "Nous").

Quiconque participe à la sélection et/ou à la Campagne ("Participants" ou "Vous") s'engage à respecter les présentes conditions générales.

2. Objectif de la campagne
L'objectif de la campagne est de promouvoir les voyages en Finlande en sélectionnant huit visiteurs individuels et deux visiteurs remplaçants ("Visiteurs") qui seront hébergés par huit hôtes sélectionnés et deux hôtes remplaçants ("Hôtes") en Finlande durant l'été 2019. Au cours du séjour, les visiteurs seront hébergés par huit hôtes individuels et hôtes remplaçants qui feront vivre différentes expériences au coeur de la nature finlandaise aux Visiteurs.

3. Ce que nous attendons des Visiteurs
Les Visiteurs sélectionnés s'engagent à rester deux ou trois nuits dans l'hébergement prévu par les Hôtes. Au cours du séjour, les Visiteurs s'engagent à participer aux activités organisées par les Hôtes, telles que la pêche, la voile, la vie insulaire, la vie en résidence d'été, la randonnée, la cueillette, la préparation d'un feu de camp, le sauna, comme convenu au préalable avec les Visiteurs sélectionnés.

Les Visiteurs acceptent que la participation à la Campagne puisse attirer l'attention des médias et s'engagent à participer à toute couverture médiatique liée à la Campagne, en donnant des interviews, par exemple.

De plus, les Visiteurs sélectionnés sont tenus de
• pouvoir s'exprimer en anglais
• être capable de participer aux activités sélectionnées pour les Visiteurs, et
• d'avoir au minimum 20 ans.

4. Echéancier
La période de candidature débute le 18 mars et se termine le 21 avril 2019 sur www.rentafinn.com
La sélection finale des Visiteurs aura lieu fin mai 2019.
La période de candidature pour les Visiteurs début le 18 mars et se termine le 21 avril 2019.
Les visites auront lieu durant l'été 2019 (juin-août) comme convenu avec les Hôtes.

5. Sélection et annonce des Visiteurs sélectionnés
Nous contacterons personnellement les Visiteurs les plus appropriés. Dès que la sélection finale aura été faite, Nous signerons des accords individuels avec les Visiteurs sélectionnés et (deux) Visiteurs remplaçants.

6. Documentation relative à la campagne et publicité

6.1 Candidature
Dans le cadre de votre candidature, il vous est demandé de nous fournir une vidéo contenant vos informations personnelles. En tant qu'aspirant Visiteur, vous acceptez que Nous, nos partenaires et toute société impliquée dans la planification et l'exécution de la Campagne (ci-après dénommée "Partenaires") utilisions vos vidéos, afin de sélectionner les Visiteurs les plus appropriés.

6.2 Visite
La visite, y compris les activités organisées par l'Hôte, sera documentée par des vidéos, des photographies ainsi que des descriptions écrites (ci-après dénommées "Matériel de documentation") par Visit Finland. Nous utiliserons le Matériel de documentation dans nos propres canaux de marketing, tels que nos réseaux sociaux, VisitFinland.com et rentafinn.com
Les Visiteurs sélectionnés peuvent également fournir leur propre Matériel de documentation relatif à leur visite, et en particulier aux activités organisées par leurs Hôtes, à travers leurs propres réseaux sociaux, site internet et/ou autres médias. Les Visiteurs sélectionnés donnent les droits illimités à Visit Finland, à ses Partenaires et à ses Hôtes quant à l'utilisation du Matériel de documentation pour tous les canaux de marketing susmentionnés et ce, pour une période de cinq (5) ans.

7. Utilisation d'éléments tiers
Si vous utilisez du Matériel de documentation (vidéos, photos, descriptions, etc) d'un tiers, vous êtes responsable de l'obtention, à vos frais, de tous les droits, licences, accords et autorisations nécessaires à Notre utilisation libre de droits, irrévocable, mondiale et illimitée du contenu en rapport avec la Campagne conformément aux conditions générales.

8. Frais

Visit Finland organise et prend en charge les frais de déplacement du Visiteur vers le lieu où il sera accueilli. Le voyage comprend des billets aller-retour pour la Finlande, sur des vols opérés par Finnair. Le Visiteur doit organiser et payer le transport nécessaire pour se rendre à l'aéroport. Si nécessaire, Visit Finland organisera un hébergement supplémentaire pour une ou deux nuits avec les repas compris et paiera tous les frais y afférents. Les détails relatifs au voyage et à l'hébergement seront convenus entre le Visiteur et Visit Finland. Le Visiteur est libre de continuer son séjour en Finlande pour une durée raisonnable après la fin de sa visite chez l'Hôte. Une telle prolongation du séjour doit être convenue au préalable et sera entièrement à la charge du Visiteur.

Les Visiteurs ne perçoivent aucune compensation financière pour leur participation à la Campagne.
Les Visiteurs sont responsables de tous les impôts et taxes liés à l'indemnisation et aux autres frais. Cependant, les déductions fiscales et autres déductions prévues par la loi seront déduites de la compensation par Visit Finland, le cas échéant.

9. Indépendance des Participants et des Visiteurs et accords entre les Hôtes et les Visiteurs sélectionnés
Nous signerons des accords individuels entre chaque Hôte et Visiteur sélectionné afin de garantir le succès des visites pour toutes les parties.
Les Participants, les Hôtes et les Visiteurs sont indépendants de Visit Finland. Aucune forme de travail ne doit exister entre Nous, les Participants, les Hôtes ou les Visiteurs, conformément aux conditions générales ou de l'accord signé.

10. Utilisation de données à caractère personnel
Toutes les données à caractère personnel des participants seront traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Vous trouverez plus d'informations sur le traitement des données à caractère personnel de cette Campagne dans la déclaration de confidentialité ici.

11. Dommages et assurances
Les Visiteurs sélectionnés assument tous les risques ou les accidents qui pourraient survenir durant le séjour, y compris lors des activités organisées par les Hôtes.
Les Visiteurs sont tenus de souscrire une assurance (voyage, accidents et/ou maladie par exemple) à leurs frais pour eux-mêmes et pour leurs effets personnels. Les Hôtes doivent souscrire une couverture d'assurance (voyage, ménage, accidents et/ou maladie par exemple) à leurs frais pour eux-mêmes et pour leurs effets personnels.

12. Décharge de responsabilité
Vous acceptez que Visit Finland n'assume, ni ne soit en aucun cas responsable des dommages, réclamations, taxes ou obligations dont les Visiteurs sont responsables en participant à la Campagne.

13. Indemnisation
Vous acceptez de défendre et de tenir Visit Finland en dehors de toute réclamation, responsabilité, dommage, perte et/ou dépense, y compris, sans toutefois s'y limiter, les frais de justice (collectivement "Réclamations") en découlant et/ou liée à la Campagne de quelque manière que ce soit.

Vous déchargez Visit Finland et ses Partenaires de toute responsabilité quant aux dommages corporels causés ou présumés avoir été causés par la participation à la Campagne.

14. Avenants aux conditions générales
Nous nous réservons le droit d'annuler ou de modifier les présentes conditions générales sans préavis. Par conséquent, ces conditions générales doivent être respectées tant que la recherche de Visiteurs est en cours et que des accords ont été signés avec tous les Visiteurs sélectionnés.

15. Respect des conditions générales, lois et réglementations
Nous nous réservons le droit de prendre des décisions finales concernant la Campagne, y compris d'éventuelles compensations ou frais.

En prenant part à cette Campagne, vous acceptez de respecter les présentes conditions générales et toutes les décisions que nous pourrions prendre ultérieurement concernant la Campagne.

Les Participants et les Visiteurs s'engagent à se conformer à toutes les lois et réglementations concernant leur candidature et le Matériel de documentation ainsi que pour l'organisation des activités et de l'hébergement, et qu'ils détiennent tous les certificats et autorisations nécessaires, le cas échéant. Nous n'acceptons aucun discours de haine, de discrimination ou de violence.

Privacy Statement

Drafted on 28 January 2019

1. Data controller

Business Finland Oy/Visit Finland (Business ID: 2725690-3)

Visiting address: Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finland

Switchboard: +358 (0)29 50 55000

2. Point of contact

Please e-mail: dataprotection@businessfinland.fi

3. Name of register

Register for Rent a Finn –Campaign

4. Purpose of personal data processing and basis for processing

Processing tasks may be outsourced to third party service providers in accordance with the data protection legislation and the boundaries imposed by same.

5. Data content of register

The following personal data may be processed in relation to in Rent a Finn Campaign:

• basic information of the participants such as name, date of birth, age, nationality, and communication language;
• contact information of the participants such as email address, phone number, address;
• information of the participants provided to Visit Finland such a video material attached to the application, references to portfolios, profiles and other sources on the Internet, language skills, other special skills, description of personal features, and information on participant’s activity and accommodation for his/her visitor(s) and any other information participants have provided to Visit Finland in its application, interviews and video presentations.
• information of the participants provided to Visit Finland during the visit such information of his/her family, friends, home, activities and other information provided by the participant during the visit that will be documented on videos, photographs and written descriptions by Visit Finland.
• information of the participants of events and possible information regarding the event, such as special diets.
• information regarding Visit Finland’s relationship with the participants and the contract such as past and current contracts, campaign profile formed based on the participant’s participation in the Rent a Finn -campaign, call recordings, correspondence with the participant and other contacts, cookies and data related to using them.

6. Personal data retention period

Information shall be erased periodically, at least every 3 years, provided that there is no longer any need to process the event information. Photos and videos provided to Visit Finland during the visit can be stored longer period.

The erasing shall take place by means of deleting the information in its entirety, by rendering the data passive so that the data are no longer processed and access to the data is restricted, by means of encrypting or overwriting.

7. Regular sources of information

Information shall be collected from the persons themselves.

For the purposes described in this privacy notice, personal data may also be collected and updated from publicly available sources and based on information received from authorities or other third parties within the limits of the applicable laws and regulations. Such updating of data is performed manually or by automated means.

8. Regular disclosures of information and recipient categories

Information may be disclosed within the framework of the Act on Innovaatiorahoituskeskus Business Finland and Business Finland Oy (1146/2017) to Innovaatiorahoituskeskus Business Finland.

Data may be disclosed to Business Finland’s co-operation partners for non-commercial purposes, for the purpose of arranging visits and events and for sending out various event/visit invitations.

9. Transfer of data outside of the EU or EEA

Personal data may be transferred outside of the European Union or the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same. If no decision regarding an adequate level of data protection has been issued in relation to the target country or if the transfer does constitute a transfer to the United States in accordance with the Privacy Shield system, the transfer shall occur by means of employing the standard clauses approved by the European Commission.

The data controller may transfer personal data outside of the EU and the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same to the employees working in the data controller’s own oversees network, to the data controller’s subsidiaries and subcontractors and to its service providers retained for data processing.

10. Principles for protecting the register

Manual material

Any material to be retained on paper is stored in locked facilities equipped with access control. The data controller’s personnel have undertaken confidentiality obligations.

Data to be processed electronically

Personnel access to the electronic data content of the register has been protected with personal user IDs and passwords. Utilisation of some of the data content of the register has been restricted to a limited group of users. The environment has been protected with appropriate firewalls and other technical safeguards.

The purpose of the above-mentioned measures is to secure the confidentiality, availability and integrity of the personal data to be stored in the register, as well as the implementation of data subjects’ rights.

11. Automated decision-making

The information in the register shall not be utilised for decision-making entailing legal effects for the person and that is based on automated data processing, such as profiling.

12. Data subject’s right to object to the processing of personal data

The data subject shall have the right, in connection with their personal specific circumstances, to object to profiling pertaining to themselves and to other processing measures directed by the data controller at the data subject’s personal data to the extent the data processing is based upon the data processor’s legitimate interests.

The data subject may present their claim regarding the objection in accordance with section 15 of this privacy policy. In conjunction with the claim, the data subject must specify the specific circumstances based on which they are objecting to the processing. The data controller may refuse to carry out the request pertaining to the objection on the grounds stipulated for under the legislation.

13. Data subject’s right to object to direct marketing

The data subject may issue the Data Controller consents or prohibitions pertaining to direct marketing on a channel-specific basis, including profiling taking place for direct marketing purposes.

14. Other data subject’s rights pertaining to the processing of personal data

Data subject’s right to obtain access to the information (Right of Access)

The data subject shall have the right to inspect which data concerning them has been stored in the register. The inspection request must be submitted in accordance with the instructions set forth in this privacy policy. The right of access may be denied upon grounds stipulated in the law. As a point of departure, exercising one’s right of access in an ordinary manner is free of charge.

Data subject’s right to require the rectification or erasure of data or restriction of processing

To the extent the data subject is able to act for themselves, the data subject shall, without any undue delay, after becoming aware of the error, or, having detected the error themselves, rectify, erase or supplement any piece of information found in the register being contrary to the purpose of the register, erroneous, unnecessary, deficient or outdated.

To the extent, the data subject is not able to rectify the information themselves, the correction request shall be submitted in accordance with section 15 of this privacy policy.

The data subject shall also have the right to require the data controller to restrict the processing of their personal data, for instance in circumstances where the data subject is awaiting the data controller’s response to their request regarding the correction or erasure of their personal data.

Data subject’s right to lodge a complaint with the supervisory authority

The data subject shall have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, if the data controller has not complied with the applicable data protection regulation in its operations.

15. Contacts

In all questions concerning the processing of personal data and situations related to the exercise of the data subject’s rights, the data subject should contact the data controller. The data subject may exercise their rights by contacting dataprotection@businessfinland.fi

16. Versions

This privacy statement is updated on January 28, 2019.

The data controller follows the developments in legislation and will develop its operations constantly, and consequently, retains the right to update this privacy statement.