TÉRMINOS Y CONDICIONES

1. Información básica

Rent a Finn es una campaña de marketing (en adelante, “Campaña”) organizada por Business Finland Oy - Visit Finland, Apartado postal 358, Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finlandia, NIF 0202317-7 (en adelante: “Visit Finland” o “Nosotros”).

Cualquier persona que desee participar en la Campaña ("Participantes" o "Tú") deben seguir estos Términos y condiciones.

2. Objetivo de la Campaña

El objetivo de la Campaña es promover el turismo en Finlandia mediante la selección de ocho visitantes y dos visitantes suplentes ("Visitantes") que serán acogidos por ocho anfitriones seleccionados y dos anfitriones suplentes ("Anfitriones") durante el verano de 2019 en Finlandia. Durante la visita, los visitantes serán alojados por ocho anfitriones y anfitriones suplentes que les ofrecerán experiencias en la naturaleza finlandesa.

3. Qué esperamos de los visitantes

Los Visitantes seleccionados se comprometen a permanecer durante dos o tres noches en el alojamiento proporcionado por los Anfitriones. Durante la visita, los Visitantes también se comprometen a participar en las actividades tradicionales en la naturaleza finlandesa organizadas por los Anfitriones, que pueden incluir pesca, navegación, vida en la isla, vida rural, trekking, forrajeo, comida en fogatas y/o sauna según lo acordado con los respectivos Visitantes seleccionados.

Antes de la visita, los Visitantes seleccionados se comprometen a participar en las actividades previas al marketing de la Campaña según lo acordado con los respectivos Visitantes seleccionados.

Los Visitantes aceptan que la participación en la Campaña puede resultar de atención para los medios y se comprometen a participar en un grado razonable en cualquier cobertura de los medios relacionada con la Campaña, por ejemplo dando entrevistas a los medios de comunicación.

Asimismo, los Visitantes seleccionados deben

• tener al menos un nivel medio de inglés y sentirse cómodo expresándose en este idioma
• tener capacidad suficiente para participar en las actividades seleccionadas para los Visitantes y
• tener al menos 20 años

4. Plazo

El período de solicitud comienza el 18 de marzo y continúa hasta el 21 de abril de 2019 en www.rentafinn.com.

La selección final de los Visitantes tendrá lugar a finales de mayo de 2019.

El período de solicitud para los visitantes es del 18 de marzo al 21 de abril de 2019.

Las visitas se llevarán a cabo durante el verano de 2019 (junio-agosto) según lo acordado en cada caso.

5. Selección y publicación de los Visitantes

Nos pondremos en contacto personalmente con los Visitantes más idóneos. Tan pronto como se haya realizado la selección final, firmaremos acuerdos independientes con los Visitantes seleccionados y (dos) visitantes suplentes.

6. Documentación relacionada con la Campaña y publicidad

6.1 Solicitud

Como parte de Tu solicitud, deberás proporcionar un video que contenga tus datos personales. Como candidato a Visitante, aceptas Nosotros, nuestros socios y cualquier otra compañía que participe en la planificación y ejecución de la Campaña ("Socios") utilice tus vídeos con el fin de seleccionar a los Visitantes más adecuados para la Campaña.

6.2 Visita

La visita, incluidas las actividades proporcionadas por el Anfitrión, se documentará con videos, fotografías y descripciones escritas ("Material de documentación") por Visit Finland. Usaremos el Material de documentación en Nuestros propios canales de marketing y redes sociales, así como en VisitFinland.com y rentafinn.com.

Los Visitantes seleccionados también pueden proporcionar su propio Material de documentación de su visita, y especialmente de las actividades realizadas con sus Anfitriones, en sus propios canales de redes sociales, sitios web y/u otros medios. Los Visitantes seleccionados otorgan derechos ilimitados a Visit Finland, sus Socios y Anfitriones para utilizar el Material de documentación en los canales de marketing mencionados anteriormente durante un período de cinco (5) años.

7. Uso de material de terceros

Si Tú incluyes algún material de solicitud (por ejemplo, videos, fotos y descripciones) o Material de documentación de un tercero, Tú eres responsable de obtener, por Tu propia cuenta, todos los derechos, licencias, consentimientos y permisos necesarios para que tengamos el derecho perpetuo, irrevocable, mundial, ilimitado y sin cargos a utilizar el material de terceros en relación con la Campaña y de conformidad con estos Términos y condiciones.

8. Gastos

Visit Finland organizará y cubrirá los gastos de viaje del Visitante al lugar donde se alojará y de regreso. El viaje incluye billetes de ida y vuelta a Finlandia, en vuelos operados por Finnair siempre que sea posible. El Visitante deberá organizar y pagar el posible transporte necesario para llegar al aeropuerto en cuestión. Si es necesario, Visit Finland organizará un posible alojamiento adicional para 1-2 noches con comidas y pagará todos los gastos relacionados. Los detalles relacionados con la organización del viaje y el alojamiento se acordarán por separado entre el Visitante y Visit Finland. El visitante es libre de continuar su estancia en Finlandia durante un tiempo razonable después de que finalice su visita al anfitrión. Dicha prórroga de la estancia se acordará de antemano y se realizará en su totalidad a cargo del Visitante.

Los Visitantes no recibirán ninguna compensación por participar en la Campaña.

Los Visitantes son responsables de todos y cada uno de los impuestos y otros pagos relacionados con la compensación y otros cargos. Sin embargo, Visit Finland, deducirá los impuestos y otras deducciones estipuladas por la ley, si corresponde.

9. Independencia de los Participantes y Visitantes y Acuerdos con los Anfitriones y Visitantes seleccionados

Firmaremos acuerdos separados con cada Anfitrión y Visitante seleccionado para garantizar que las visitas sean un éxito para todas las partes.

Los Participantes, los Anfitriones y los Visitantes son partes independientes en relación con Nosotros. No se producirá ningún tipo de relación laboral entre Nosotros y los Participantes, Anfitriones o Visitantes en la relación, estos Términos y condiciones o el acuerdo por separado.

10. Uso de datos personales

Los datos personales de los Participantes solo se procesarán de acuerdo con la legislación de protección de datos aplicable. Puedes encontrar más información sobre el procesamiento de datos personales de esta Campaña en el aviso de privacidad.

11. Daños y seguro

Los Visitantes seleccionados asumen en su totalidad cualquier riesgo de daño o accidente que puedan sufrir durante la visita, incluso cuando participan en las actividades organizadas por los Anfitriones.

Los Visitantes deben disponer de una cobertura de seguro suficiente (por ejemplo, de viaje, accidente y/o salud) para ellos y para sus pertenencias, que corre a su cargo. Los Anfitriones deben disponer de una cobertura de seguro suficiente (por ejemplo, de viaje, hogar, accidente y/o salud) solo para ellos y para sus pertenencias, que corre a su cargo.

12. Exclusión de responsabilidades

Aceptas que Visit Finland no asumirá, ni será responsable de ninguna manera, de las responsabilidades, daños, reclamaciones, impuestos u obligaciones que los Visitantes puedan tener o ser responsables al participar en la Campaña.

13. Indemnización

Estás de acuerdo en defender, indemnizar y eximir a Visit Finland de cualquier reclamación, responsabilidad, daños, pérdidas y/o gastos, incluidos, entre otros, los honorarios y costes de abogados (“Reclamaciones”) que surjan y/o de cualquier forma relacionada con la Campaña en la medida en que lo solicite Visit Finland a su entera discreción.

Tú eximes a Visit Finland y cualquiera de sus Socios de toda responsabilidad sobre daños causados por formar parte de la Campaña.

14. Rectificaciones de estos términos y condiciones

Nos reservamos el derecho de cancelar o modificar estos términos y condiciones sin previo aviso. Por lo tanto, estos términos y condiciones deben cumplirse en todo momento siempre que la búsqueda de Visitantes esté en curso y se hayan firmado los acuerdos correspondientes con todos los Visitantes seleccionados.

15. Cumplimiento de estos Términos y condiciones, leyes y regulaciones

Nos reservamos el derecho de tomar decisiones finales con respecto a la Campaña, incluidas posibles compensaciones y tarifas.

Al participar en esta Campaña, aceptas cumplir estos Términos y condiciones y todas las decisiones que más adelante podamos tomar en relación con la Campaña.

Los participantes y Visitantes garantizan y se comprometen a cumplir con todas las leyes, normas y regulaciones con respecto a su solicitud y Material de documentación, a la organización de las visitas, las actividades y el alojamiento, y tener todos los certificados y permisos pertinentes necesarios, si los hubiera. No aceptamos ninguna forma de incitación al odio, discriminación o violencia.

Privacy Statement

Drafted on 28 January 2019

1. Data controller

Business Finland Oy/Visit Finland (Business ID: 2725690-3)

Visiting address: Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finland

Switchboard: +358 (0)29 50 55000

2. Point of contact

Please e-mail: dataprotection@businessfinland.fi

3. Name of register

Register for Rent a Finn –Campaign

4. Purpose of personal data processing and basis for processing

Processing tasks may be outsourced to third party service providers in accordance with the data protection legislation and the boundaries imposed by same.

5. Data content of register

The following personal data may be processed in relation to in Rent a Finn Campaign:

• basic information of the participants such as name, date of birth, age, nationality, and communication language;
• contact information of the participants such as email address, phone number, address;
• information of the participants provided to Visit Finland such a video material attached to the application, references to portfolios, profiles and other sources on the Internet, language skills, other special skills, description of personal features, and information on participant’s activity and accommodation for his/her visitor(s) and any other information participants have provided to Visit Finland in its application, interviews and video presentations.
• information of the participants provided to Visit Finland during the visit such information of his/her family, friends, home, activities and other information provided by the participant during the visit that will be documented on videos, photographs and written descriptions by Visit Finland.
• information of the participants of events and possible information regarding the event, such as special diets.
• information regarding Visit Finland’s relationship with the participants and the contract such as past and current contracts, campaign profile formed based on the participant’s participation in the Rent a Finn -campaign, call recordings, correspondence with the participant and other contacts, cookies and data related to using them.

6. Personal data retention period

Information shall be erased periodically, at least every 3 years, provided that there is no longer any need to process the event information. Photos and videos provided to Visit Finland during the visit can be stored longer period.

The erasing shall take place by means of deleting the information in its entirety, by rendering the data passive so that the data are no longer processed and access to the data is restricted, by means of encrypting or overwriting.

7. Regular sources of information

Information shall be collected from the persons themselves.

For the purposes described in this privacy notice, personal data may also be collected and updated from publicly available sources and based on information received from authorities or other third parties within the limits of the applicable laws and regulations. Such updating of data is performed manually or by automated means.

8. Regular disclosures of information and recipient categories

Information may be disclosed within the framework of the Act on Innovaatiorahoituskeskus Business Finland and Business Finland Oy (1146/2017) to Innovaatiorahoituskeskus Business Finland.

Data may be disclosed to Business Finland’s co-operation partners for non-commercial purposes, for the purpose of arranging visits and events and for sending out various event/visit invitations.

9. Transfer of data outside of the EU or EEA

Personal data may be transferred outside of the European Union or the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same. If no decision regarding an adequate level of data protection has been issued in relation to the target country or if the transfer does constitute a transfer to the United States in accordance with the Privacy Shield system, the transfer shall occur by means of employing the standard clauses approved by the European Commission.

The data controller may transfer personal data outside of the EU and the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same to the employees working in the data controller’s own oversees network, to the data controller’s subsidiaries and subcontractors and to its service providers retained for data processing.

10. Principles for protecting the register

Manual material

Any material to be retained on paper is stored in locked facilities equipped with access control. The data controller’s personnel have undertaken confidentiality obligations.

Data to be processed electronically

Personnel access to the electronic data content of the register has been protected with personal user IDs and passwords. Utilisation of some of the data content of the register has been restricted to a limited group of users. The environment has been protected with appropriate firewalls and other technical safeguards.

The purpose of the above-mentioned measures is to secure the confidentiality, availability and integrity of the personal data to be stored in the register, as well as the implementation of data subjects’ rights.

11. Automated decision-making

The information in the register shall not be utilised for decision-making entailing legal effects for the person and that is based on automated data processing, such as profiling.

12. Data subject’s right to object to the processing of personal data

The data subject shall have the right, in connection with their personal specific circumstances, to object to profiling pertaining to themselves and to other processing measures directed by the data controller at the data subject’s personal data to the extent the data processing is based upon the data processor’s legitimate interests.

The data subject may present their claim regarding the objection in accordance with section 15 of this privacy policy. In conjunction with the claim, the data subject must specify the specific circumstances based on which they are objecting to the processing. The data controller may refuse to carry out the request pertaining to the objection on the grounds stipulated for under the legislation.

13. Data subject’s right to object to direct marketing

The data subject may issue the Data Controller consents or prohibitions pertaining to direct marketing on a channel-specific basis, including profiling taking place for direct marketing purposes.

14. Other data subject’s rights pertaining to the processing of personal data

Data subject’s right to obtain access to the information (Right of Access)

The data subject shall have the right to inspect which data concerning them has been stored in the register. The inspection request must be submitted in accordance with the instructions set forth in this privacy policy. The right of access may be denied upon grounds stipulated in the law. As a point of departure, exercising one’s right of access in an ordinary manner is free of charge.

Data subject’s right to require the rectification or erasure of data or restriction of processing

To the extent the data subject is able to act for themselves, the data subject shall, without any undue delay, after becoming aware of the error, or, having detected the error themselves, rectify, erase or supplement any piece of information found in the register being contrary to the purpose of the register, erroneous, unnecessary, deficient or outdated.

To the extent, the data subject is not able to rectify the information themselves, the correction request shall be submitted in accordance with section 15 of this privacy policy.

The data subject shall also have the right to require the data controller to restrict the processing of their personal data, for instance in circumstances where the data subject is awaiting the data controller’s response to their request regarding the correction or erasure of their personal data.

Data subject’s right to lodge a complaint with the supervisory authority

The data subject shall have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, if the data controller has not complied with the applicable data protection regulation in its operations.

15. Contacts

In all questions concerning the processing of personal data and situations related to the exercise of the data subject’s rights, the data subject should contact the data controller. The data subject may exercise their rights by contacting dataprotection@businessfinland.fi

16. Versions

This privacy statement is updated on January 28, 2019.

The data controller follows the developments in legislation and will develop its operations constantly, and consequently, retains the right to update this privacy statement.