GESCHÄFTS- UND TEILNAHMEBEDINGUNGEN

1. Wesentliche Informationen
Rent a Finn ist eine Marketingkampagne (nachfolgend: „Kampagne“, organisiert von Business Finland Oy – Visit Finland, P.O. Box 358, Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finland, Unternehmensnummer 0202317-7 (nachfolgend: „Visit Finland“ oder „Wir“).
Alle Personen, die sich um die Teilnahme an dieser Kampagne bewerben („Teilnehmer“ oder „du“) unterliegen diesen Geschäfts- und Teilnahmebedingungen.

2. Zweck der Kampagne
Der Zweck der Kampagne besteht darin, Finnland als Reiseland zu bewerben und dazu acht verschiedene Personen sowie zwei stellvertretende Personen auszuwählen („Besucher“), die im Sommer 2019 nach Finnland reisen und in diesem Rahmen acht ausgewählte Gastgeber sowie zwei stellvertretende Gastgeber besuchen. Bei ihrem Besuch sind die Besucher bei acht verschiedenen Gastgebern und stellvertretenden Gastgebern zu Gast, die ihren Besuchern finnische Naturerlebnisse näherbringen.

3. Was wir von den Besuchern erwarten
Die ausgewählten Besucher verpflichten sich, zwei bis drei Nächte in der von den Gastgebern bereitgestellten Unterkunft zu verbringen. Während ihres Besuchs sind die Besucher außerdem dazu verpflichtet, an traditionellen finnischen Aktivitäten in der Natur teilzunehmen, die von den Gastgebern organisiert werden. Dazu können unter anderem folgende Aktivitäten zählen: Angeln, Segeln und Bootfahren, Inselleben, Leben im Sommerhaus, Wandern, Beeren, Kräuter und/oder Pilze o. ä. sammeln, Essen am Lagerfeuer o.ä. und/oder Sauna, je nach individueller Vereinbarung mit den ausgewählten Besuchern.
Vor dem Besuch sind die ausgewählten Besucher dazu verpflichtet, an Vorab-Marketing-Aktivitäten der Kampagne teilzunehmen, die individuell mit den ausgewählten Besuchern vereinbart werden.

Die Besucher akzeptieren, dass ihre Teilnahme an der Kampagne Medieninteresse hervorrufen kann und sie verpflichten sich, in angemessenem Umfang an jeglicher kampagnenbezogener Medienberichterstattung teilzunehmen, z. B. durch Interviews mit Medienkanälen.

Außerdem müssen die ausgewählten Besucher:
• mindestens über durchschnittliche Englischkenntnisse verfügen und gerne auf Englisch kommunizieren
• körperlich in der Lage sein, an den für die Besucher ausgewählten Aktivitäten teilzunehmen, und
• mindestens 20 Jahre alt sein.

4. Zeitplan
Der Bewerbungszeitraum beginnt am 18. März und läuft bis zum 21. April 2019 unter www.rentafinn.com.
Die abschließende Auswahl der Besucher findet bis Ende Mai 2019 statt.
Der Bewerbungszeitraum für die Besucher läuft vom 18. März 2019 bis zum 21. April 2019.
Die Besuche finden im Sommer 2019 statt (Juni bis August) und werden individuell vereinbart.

5. Auswahl und Veröffentlichung der Besucher
Wir kontaktieren die am besten geeigneten Besucher persönlich. Sobald die endgültige Auswahl stattgefunden hat, unterzeichnen wir individuelle Vereinbarungen mit den ausgewählten Besuchern und den (zwei) stellvertretenden Besuchern.

6. Dokumentation für Kampagne und Werbung

6.1 Bewerbung
Als Teil deiner Bewerbung musst du für uns ein Video erstellen, das deine persönlichen Informationen enthält. Als Besucher-Bewerber erklärst du dich damit einverstanden, dass wir, unsere Partner und alle anderen Unternehmen, die an der Planung und Durchführung der Kampagne beteiligt sind (nachstehend zusammen „Partner“), deine Videos verwenden dürfen, damit die am besten für die Kampagne geeigneten Besucher ausgewählt werden können.

6.2 Besuch
Der Besuch, einschließlich der vom Gastgeber organisierten Aktivitäten, wird anhand von Videos, Fotos und schriftlichen Beschreibungen (nachstehend zusammen „Dokumentationsmaterial“) von Visit Finland dokumentiert. Wir verwenden das Dokumentationsmaterial auf unseren eigenen Marketingkanälen wie z. B. Social Media und VisitFinland.com und rentafinn.com.
Die ausgewählten Besucher können auch ihr eigenes, während des Besuchs entstandenes Dokumentationsmaterial bereitstellen, insbesondere von ihren gemeinsamen Aktivitäten mit ihren Gastgebern, auf ihren eigenen Social-Media-Kanälen, Websites und/oder in anderen Medien. Die ausgewählten Besucher gewähren Visit Finland, seinen Partnern und Gastgebern für die Dauer von fünf (5) Jahren ein uneingeschränktes Nutzungsrecht an dem Dokumentationsmaterial in den oben genannten Marketingkanälen.

7. Nutzung von Material Dritter
Falls du jegliche Materialien Dritter in Bewerbungsmaterialien (z. B. Videos, Fotos und Beschreibungen) oder Dokumentationsmaterial einfügst, bist du selbst dafür verantwortlich, auf eigene Kosten sämtliche erforderlichen Rechte, Lizenzen, Genehmigungen und Zustimmungen einzuholen, die wir benötigen, damit wir ein vollständig abgegoltenes, unbefristetes, unwiderrufliches, weltweites und uneingeschränktes Nutzungsrecht an den Materialien Dritter in Verbindung mit der Kampagne und gemäß dieser Geschäfts- und Nutzungsbedingungen haben.

8. Aufwendungen
Visit Finland organisiert die Hin- und Rückreise des Besuchers zu dem Ort, an dem er zu Gast ist und trägt die dafür entstehenden Kosten. In der Reise inbegriffen sind Hin- und Rückflugtickets nach/ab Finnland; nach Möglichkeit werden die Flüge von Finnair durchgeführt. Der Besucher organisiert und zahlt für den zum festgelegten Flughafen erforderlichen Transport. Falls nötig, organisiert Visit Finnland eine zusätzliche Unterkunft mit angemessenen Mahlzeiten für 1-2 Nächte und kommt für sämtliche diesbezüglichen Kosten auf.
Die Einzelheiten in Bezug auf Reise- und Unterkunftsregelungen werden individuell zwischen dem Besucher und Visit Finland vereinbart. Nach dem Ende seines Aufenthalts beim Gastgeber kann der Besucher seinen Aufenthalt in Finnland für eine angemessene Dauer fortführen. Eine solche Aufenthaltsverlängerung wird im Voraus vereinbart; für sämtliche daraus entstehenden Kosten kommt der Besucher selbst auf. Visit Finald übernimmt außerdem die Kosten für die erforderlichen Visumantragsgebühren; die ausgewählten Besucher sind jedoch selbst dafür verantwortlich, sich um ein Visum für Finnland zu bewerben.
Für ihre Teilnahme an der Kampagne erhalten die Besucher keine gesonderte Vergütung.
Im Hinblick auf Vergütung und andere Honorare sind die Besucher verantwortlich für jegliche Steuern und andere Zahlungen. Falls zutreffend, werden allerdings gesetzlich vorgesehene Steuern sowie andere Abzüge durch Visit Finland von der Vergütung abgezogen.

9. Unabhängigkeit der Teilnehmer und Besucher und Vereinbarungen mit den ausgewählten Gastgebern und Besuchern
Um sicherzustellen, dass die Besuche für alle beteiligten Parteien erfolgreich sind, unterzeichnen wir individuelle Vereinbarungen mit jedem ausgewählten Gastgeber und Besucher.
Die Teilnehmer, Gastgeber und Besucher sind in Bezug auf uns unabhängige Parteien. Auf Grundlage der Beziehung, dieser Geschäfts- und Teilnahmebedingungen oder der individuellen Vereinbarungen entsteht keinerlei Anstellungsverhältnis zwischen uns und den Teilnehmern, Gastgebern oder Besuchern.

10. Verwendung personenbezogener Daten
Sämtliche personenbezogenen Daten der Teilnehmer werden ausschließlich entsprechend den jeweils geltenden Datenschutzvorschriften verwendet. Weitere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser Kampagne sind der Datenschutzrichtlinie hier zu entnehmen.

11. Schadenersatz und Versicherung
Die ausgewählten Besucher tragen das volle Risiko für jegliche Schäden oder Unfälle, die sich während ihres Besuchs ereignen oder die ihnen zustoßen könnten, auch dann, wenn sie an den Aktivitäten teilnehmen, die von den Gastgebern organisiert werden.
Die Besucher verpflichten sich, auf eigene Kosten eine ausreichende Versicherung (z. B. Reiseversicherung, Unfallversicherung und/oder Krankenversicherung) abzuschließen, bei der sie selbst und ihr mitgeführtes Eigentum abgedeckt sind. Die Gastgeber sind verpflichtet, auf eigene Kosten eine ausreichende Versicherung (z. B. Reiseversicherung, Unfallversicherung und/oder Krankenversicherung) abzuschließen, bei der nur sie selbst und ihr mitgeführtes Eigentum abgedeckt sind.

12. Haftungsausschluss
Du erklärst dich damit einverstanden, dass Visit Finland nicht verantwortlich oder haftbar für jegliche Verbindlichkeiten, Schäden, Forderungen, Steuern oder Pflichten ist, die den Besuchern durch die Teilnahme an der Kampagne entstehen oder für die sie verantwortlich sind.

13. Schadenersatz
Du erklärst dich damit einverstanden, Visit Finland vor und gegen sämtliche Forderungen, Verbindlichkeiten, Schäden, Verluste und/oder Aufwendungen, insbesondere Anwaltskosten und -honorare (zusammen „Forderungen“) zu verteidigen, zu entschädigen und schadlos zu halten, die sich aus und/oder in jeglicher Weise in Verbindung mit der Kampagne ergeben, wie es Visit Finland nach alleinigem Ermessen geeignet erscheint.

Du entbindest Visit Finland und sämtliche Partner von jeglicher Haftung in Bezug auf Personenschäden oder Schäden, die tatsächlich oder angeblich durch die Teilnahme an der Kampagne entstehen oder entstanden.

14. Änderungen dieser Geschäfts- und Teilnahmebedingungen
Wir behalten uns das Recht vor, diese Geschäfts- und Teilnahmebedingungen ohne Vorankündigung aufzuheben oder zu ändern. Daher sind diese Geschäfts- und Teilnahmebedingungen stets zu befolgen, solange die Suche nach Besuchern läuft und die individuellen Vereinbarungen mit allen ausgewählten Besuchern zu unterzeichnen sind.

15. Einhaltung dieser Geschäfts- und Teilnahmebedingungen sowie von Gesetzen und Vorschriften

Wir behalten uns das Recht vor, abschließende Entscheidungen bezüglich der Kampagne zu treffen, einschließlich möglicher Vergütungen und Honorare.

Durch deine Teilnahme an dieser Kampagne erklärst du dich damit einverstanden, diese Geschäfts- und Teilnahmebedingungen zu befolgen sowie sämtliche Entscheidungen zu akzeptieren, die wir möglicherweise später in Bezug auf die Kampagne treffen.

Die Teilnehmer und Besucher garantieren und versichern, sämtliche Gesetze, Regelungen und Rechtsvorschriften in Bezug auf ihre Bewerbung und das Dokumentationsmaterial einzuhalten und die Besuche, Aktivitäten und Unterkunft zu organisieren, sowie gegebenenfalls über sämtliche erforderlichen Bescheinigungen und Genehmigungen zu verfügen. Hassparolen, Diskriminierungen oder Gewalt in jeglicher Form akzeptieren wir nicht.

Privacy Statement

Drafted on 28 January 2019

1. Data controller

Business Finland Oy/Visit Finland (Business ID: 2725690-3)

Visiting address: Porkkalankatu 1, 00180 Helsinki, Finland

Switchboard: +358 (0)29 50 55000

2. Point of contact

Please e-mail: dataprotection@businessfinland.fi

3. Name of register

Register for Rent a Finn –Campaign

4. Purpose of personal data processing and basis for processing

Processing tasks may be outsourced to third party service providers in accordance with the data protection legislation and the boundaries imposed by same.

5. Data content of register

The following personal data may be processed in relation to in Rent a Finn Campaign:

• basic information of the participants such as name, date of birth, age, nationality, and communication language;
• contact information of the participants such as email address, phone number, address;
• information of the participants provided to Visit Finland such a video material attached to the application, references to portfolios, profiles and other sources on the Internet, language skills, other special skills, description of personal features, and information on participant’s activity and accommodation for his/her visitor(s) and any other information participants have provided to Visit Finland in its application, interviews and video presentations.
• information of the participants provided to Visit Finland during the visit such information of his/her family, friends, home, activities and other information provided by the participant during the visit that will be documented on videos, photographs and written descriptions by Visit Finland.
• information of the participants of events and possible information regarding the event, such as special diets.
• information regarding Visit Finland’s relationship with the participants and the contract such as past and current contracts, campaign profile formed based on the participant’s participation in the Rent a Finn -campaign, call recordings, correspondence with the participant and other contacts, cookies and data related to using them.

6. Personal data retention period

Information shall be erased periodically, at least every 3 years, provided that there is no longer any need to process the event information. Photos and videos provided to Visit Finland during the visit can be stored longer period.

The erasing shall take place by means of deleting the information in its entirety, by rendering the data passive so that the data are no longer processed and access to the data is restricted, by means of encrypting or overwriting.

7. Regular sources of information

Information shall be collected from the persons themselves.

For the purposes described in this privacy notice, personal data may also be collected and updated from publicly available sources and based on information received from authorities or other third parties within the limits of the applicable laws and regulations. Such updating of data is performed manually or by automated means.

8. Regular disclosures of information and recipient categories

Information may be disclosed within the framework of the Act on Innovaatiorahoituskeskus Business Finland and Business Finland Oy (1146/2017) to Innovaatiorahoituskeskus Business Finland.

Data may be disclosed to Business Finland’s co-operation partners for non-commercial purposes, for the purpose of arranging visits and events and for sending out various event/visit invitations.

9. Transfer of data outside of the EU or EEA

Personal data may be transferred outside of the European Union or the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same. If no decision regarding an adequate level of data protection has been issued in relation to the target country or if the transfer does constitute a transfer to the United States in accordance with the Privacy Shield system, the transfer shall occur by means of employing the standard clauses approved by the European Commission.

The data controller may transfer personal data outside of the EU and the European Economic Area in accordance with the data protection legislation and within the boundaries imposed by same to the employees working in the data controller’s own oversees network, to the data controller’s subsidiaries and subcontractors and to its service providers retained for data processing.

10. Principles for protecting the register

Manual material

Any material to be retained on paper is stored in locked facilities equipped with access control. The data controller’s personnel have undertaken confidentiality obligations.

Data to be processed electronically

Personnel access to the electronic data content of the register has been protected with personal user IDs and passwords. Utilisation of some of the data content of the register has been restricted to a limited group of users. The environment has been protected with appropriate firewalls and other technical safeguards.

The purpose of the above-mentioned measures is to secure the confidentiality, availability and integrity of the personal data to be stored in the register, as well as the implementation of data subjects’ rights.

11. Automated decision-making

The information in the register shall not be utilised for decision-making entailing legal effects for the person and that is based on automated data processing, such as profiling.

12. Data subject’s right to object to the processing of personal data

The data subject shall have the right, in connection with their personal specific circumstances, to object to profiling pertaining to themselves and to other processing measures directed by the data controller at the data subject’s personal data to the extent the data processing is based upon the data processor’s legitimate interests.

The data subject may present their claim regarding the objection in accordance with section 15 of this privacy policy. In conjunction with the claim, the data subject must specify the specific circumstances based on which they are objecting to the processing. The data controller may refuse to carry out the request pertaining to the objection on the grounds stipulated for under the legislation.

13. Data subject’s right to object to direct marketing

The data subject may issue the Data Controller consents or prohibitions pertaining to direct marketing on a channel-specific basis, including profiling taking place for direct marketing purposes.

14. Other data subject’s rights pertaining to the processing of personal data

Data subject’s right to obtain access to the information (Right of Access)

The data subject shall have the right to inspect which data concerning them has been stored in the register. The inspection request must be submitted in accordance with the instructions set forth in this privacy policy. The right of access may be denied upon grounds stipulated in the law. As a point of departure, exercising one’s right of access in an ordinary manner is free of charge.

Data subject’s right to require the rectification or erasure of data or restriction of processing

To the extent the data subject is able to act for themselves, the data subject shall, without any undue delay, after becoming aware of the error, or, having detected the error themselves, rectify, erase or supplement any piece of information found in the register being contrary to the purpose of the register, erroneous, unnecessary, deficient or outdated.

To the extent, the data subject is not able to rectify the information themselves, the correction request shall be submitted in accordance with section 15 of this privacy policy.

The data subject shall also have the right to require the data controller to restrict the processing of their personal data, for instance in circumstances where the data subject is awaiting the data controller’s response to their request regarding the correction or erasure of their personal data.

Data subject’s right to lodge a complaint with the supervisory authority

The data subject shall have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, if the data controller has not complied with the applicable data protection regulation in its operations.

15. Contacts

In all questions concerning the processing of personal data and situations related to the exercise of the data subject’s rights, the data subject should contact the data controller. The data subject may exercise their rights by contacting dataprotection@businessfinland.fi

16. Versions

This privacy statement is updated on January 28, 2019.

The data controller follows the developments in legislation and will develop its operations constantly, and consequently, retains the right to update this privacy statement.